Jouw gids naar een stralend schoon kantoor

Ben jij als leidinggevende verantwoordelijk voor de schoonmaak van jullie bedrijfsruimte?  Dan ken je het belang van goede schoonmaak om van je kantoor een fijne schone werkplek te maken waar medewerkers productief zijn en zakenrelaties graag komen. Maar je wilt ook de schoonmaakkosten in de hand houden. 

Hoe je de schoonmaak ook georganiseerd hebt, in eigen beheer, een klein schoonmaakbedrijf of een groot schoonmaakbedrijf, jij wilt de vinger aan de pols houden.   (zie ook 'Veelgestelde vragen' onder aan deze pagina)

Doel van de checklist

Deze checklist is speciaal ontwikkeld om je te helpen de schoonmaak van je eigen kantoor te controleren en te beoordelen. Deze checklist gaat vooral in op organisatorische aspecten van goede schoonmaak. Identificeer eenvoudig concrete verbeterpunten en  ga daarmee gericht aan de slag. 

Stappenplan

Ga samen aan de slag voor een schoon kantoor.

  • Neem de verschillende punten op de checklist door.
  • Laat collega's de 'Schoonmaak checklist Kantoormedewerkers' doornemen. Je kunt die praktijkgerichte checklist natuurlijk ook zelf doornemen.
  • Ga daarna met elkaar in gesprek, zo krijg je extra input en betrek je iedereen bij een schoon kantoor. 
  • Bespreek wat iedere collega eventueel kan doen om bij te dragen aan een schoon kantoor. 
  • Identificeer verbeterpunten als input voor een (functionerings)gesprek met je huidige schoonmaakbedrijf.

Download en print een papieren versie van de schoonmaak checklist voor kantoormedewerkers:

Schoonmaak checklist leidinggevenden Pdf
PDF – 64,3 KB 17 downloads

Schoonmaak checklist Leidinggevenden:

Het schoonmaakcontract: 

Pak het schoonmaakcontract er eens even bij. Hoelang geleden is het opgemaakt? 

Welke schoonmaakafspraken staan er op? Is er ruimte voor flexibiliteit in uitvoering?

Passen die afspraken nog wel bij de huidige situatie? 

Is de personele bezetting veranderd? Werken er meer of minder mensen op kantoor? Is er ander meubilair of apparatuur aangeschaft, bijvoorbeeld zit-sta bureaus of touchscreen schermen? Zijn de schoonmaakmethoden hierop aangepast?

Is er een projectprijs of maandbedrag afgesproken? Is hierin rekening gehouden met weken van bedrijfssluiting? Of zijn die voor jullie conto? Hoeveel keren per jaar wordt er dan gefactureerd terwijl niet schoongemaakt is? Om welk bedrag gaat dat?

Betrouwbaarheid: 

Komt het schoonmaakbedrijf zijn afspraken na? 

Wordt er op het afgesproken tijdstip schoongemaakt, door bekende schoonmakers? Wordt er doorgewerkt? Volgen ze het afgesproken schoonmaakschema en de afgesproken methoden?

Is de kwaliteit constant of gaat de algehele netheid achteruit?  

Wordt er veilig gewerkt door de schoonmakers? Volgen ze VCA regels op?

Zijn jullie eigendommen en documenten, zowel digitaal als op papier, veilig? 

Communicatie:

Is de communicatie met het schoonmaakbedrijf open en duidelijk?

Reageren ze op jouw berichten? Ook als je klachten uit? 

Worden verzoeken snel afgehandeld? Of moet je er steeds achteraan bellen? 

Kun je de schoonmaker rechtstreeks vragen iets even extra aandacht te geven of loopt alle contact via een accountmanager?

Worden veranderingen goed gecommuniceerd en doorgevoerd zoals is afgesproken?

Factureert het schoonmaakbedrijf elke verandering in de werkzaamheden als meerwerk?

Slechte communicatie leidt tot misverstanden en frustratie.

Handje hulp nodig bij de checklist?

Heb je vragen naar aanleiding van deze checklist? Neem dan gerust contact met ons op.

Wij kunnen je met de volgende dingen helpen (online of op locatie):

  • We kunnen beide schoonmaak checklists samen doornemen. Daarbij gaan we nog dieper en gedetailleerder in op controlepunten. 
  • Voorbereiden van een gesprek met de kantoormedewerkers over hoe je samen een schoon kantoor kunt waarborgen. Evalueren hoe iedereen daar een steentje aan kan bijdragen. Van motiveren naar uitvoeren.
  • Groepsgesprek: "Een schoon kantoor, de zaak van iedereen." om kantoormedewerkers te informeren en motiveren.
  • Voorbereiden van een (functionerings)gesprek met je schoonmaakbedrijf. 

Wij staan klaar om je met professioneel en praktijkgericht advies verder te helpen naar een stralend schoon kantoor.

Van checklist naar actie

Met deze checklist van HandjeHulp.Gulikers heb je eenvoudig en snel kunnen  vaststellen of de schoonmaak zijn werk naar behoren uitvoert. Verder heb je kunnen bepalen of de gemaakte afspraken nog steeds aansluiten bij jouw huidige wensen en behoeften. Heb je concrete verbeterpunten gevonden? Hoe ga je ze implementeren?

Daar kunnen wij je bij helpen: 

  • Samen met een frisse blik kijken naar mogelijkheden om de schoonmaak beter met jouw wensen en behoeften te matchen.
  • Een flexibel schoonmaakprogramma opstellen dat doet wat het moet.
  • Medewerkers betrekken bij het schoonhouden van je kantoor.

Zo zul je zien dat de schoonmaak bij jou op kantoor heel anders kan en daar heb jij voordeel van.

Veelgestelde vragen:

Waarom deze checklist, er zijn toch andere controlesystemen?

Klopt, er zijn heel veel schoonmaakcontrole systemen. Grote schoonmaakbedrijven controleren hun medewerkers ermee (DKS en KMS). Op die basis kun je ook een controleur inhuren die volgens dezelfde normen (NEN) jouw schoonmaakbedrijf controleert. De  hoge kosten van zo'n keuring (meestal 2 bezoeken aan je bedrijf) vormen een obstakel voor een klein en middelgroot bedrijf. Okay, je weet na zo'n keuring wat de verbeterpunten of de afgekeurde punten zijn. Maar dan? Hoe ga je dan verder richting oplossing?

Wij hebben onze checklist ontworpen aan de hand van onze jarenlange ervaring en relaties met klanten. Jij weet wat je wilt en jij kunt dus het beste controleren hoe de huidige schoonmaak aan jouw wensen en behoeften voldoet.

"De klant is koning." Jij beslist of je de schoonmaak goed vindt of niet. Geregeld klagen kantoormedewerkers terwijl een DKS keuring goed is. Jouw ervaring is volgens ons doorslaggevend.

Aan de hand van jouw ingevulde schoonmaak checklists, kunnen wij je helpen om de verbeterpunten om te zetten in actie.

Hoe zet je de verbeterpunten om in actie?
  • Je kunt met je schoonmaakbedrijf in gesprek gaan over de verbeterpunten. Laat hun met een voorstel komen. Zij moeten zorgen dat je tevreden bent, daar betaal je voor.
  • Wij kunnen je helpen om de kantoormedewerkers meer te betrekken bij het schoonhouden van hun werkplek. Dit is geen corvée. Wij informeren en motiveren. Alles wat zij willen doen, hoef je niet door een schoonmaakbedrijf te laten doen.
  • Wij leiden gemotiveerde medewerkers op om professioneel schoon te maken: kort, licht en efficiënt.
  • Als je schoonmaakcontract afloopt, kunnen wij je helpen om de schoonmaak van jouw kantoor zo te organiseren dat die matcht met jouw wensen en behoeften.

Hoe helpt deze checklist mij om op schoonmaakkosten te besparen?

Er bestaan schoonmaakcontracten waarin de maandfactuur als volgt wordt berekend: projectprijs per week x 52 weken : 12 maanden = factuurprijs per maand.

In dat geval betaal je dus ook voor keren dat er niet schoongemaakt wordt. Is je bedrijf gesloten tussen kerst en oud en nieuw? Dus 1 of 2 keer geen schoonmaak? Betaal je die keren toch? In de zomer bedrijfssuiting tijdens de bouwvak? Weer 3 weken betalen zonder dat daar werk tegenover staat? 

Als je een vastgesteld schoonmaakprogramma hebt dat de schoonmaker rigide volgt, is hij of zij in weken met onderbezetting door verlof (zomervakantie of aan het eind van het jaar) sneller klaar. Betaal je toch de volle mep?

Wij zien bespaarmogelijkheden. Jij ook? Bespreek ze met je schoonmaakbedrijf.

Waarom is flexibiliteit van de schoonmaker in mijn voordeel?

Toont je schoonmaakbedrijf het initiatief om extra dingen schoon te maken in weken dat de dagelijkse of wekelijkse schoonmaak minder werk vereist?

Kun je rechtstreeks met de schoonmaker overleggen om iets wat nu aandacht nodig heeft nu ook schoon te maken? Of moet je dit eerst met een accountmanager overleggen?

Een schoonmaker die het inzicht en de kunde heeft om eigen initiatief te tonen, doet meer dan een afvinklijst afwerken.